Date d’entrée en vigueur : 1er septembre 2023 (mise à jour 12 août 2025)

1. Importance de la protection des données

La protection de vos données personnelles est un sujet sérieux qui nous tient à cœur. La présente déclaration a pour but de vous informer, de manière transparente, sur la collecte, le traitement et l’utilisation de vos données personnelles, conformément à la Loi fédérale sur la protection des données (LPD), à la nouvelle LPD (nLPD) et au Règlement général sur la protection des données (RGPD).

2. Données personnelles traitées et finalités

Nous sommes seuls responsables de la collecte, du traitement et de l’utilisation des données personnelles fournies par vos collaboratrices, collaborateurs ou par des représentants de votre organisation, notamment lors de la mise en œuvre de mesures précontractuelles ou contractuelles.

Ces données peuvent comprendre :

• Nom
• Adresse de courriel
• Numéro de téléphone
• Autres données fournies volontairement dans le cadre de nos activités

Ces données sont traitées dans le cadre exclusif des activités suivantes :

• Personne de Confiance externe (prévention des risques psychosociaux et soutien aux collaborateurs)
• Conseil en ressources humaines (mandats divers)
• Supervision (soutien aux collaborateurs ou autres intervenants dans divers domaines)

3. Base légale du traitement

• L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles
• Le consentement de la personne concernée (pour certaines communications ou utilisations spécifiques)
• Nos obligations légales
• L’intérêt prépondérant légitime d’Essens de fournir ses services dans des conditions sécurisées

4. Collecte et transmission des données

Seules les données communiquées volontairement sont collectées. Elles ne sont pas transmises ou partagées avec des tiers, sauf :

• Avec le consentement explicite de la personne concernée
• Pour répondre à une obligation légale
• Dans le cadre d’un accord écrit entre les parties

Si un transfert de données hors de Suisse ou de l’Union européenne devait être nécessaire, il ne serait effectué que vers des pays disposant d’un niveau de protection adéquat reconnu ou sur la base de garanties appropriées.

5. Conservation et anonymisation

Dans la mesure du possible, nous anonymisons les données et minimisons leur conservation.

Les données ne sont conservées que le temps nécessaire à la fourniture des services ou pour répondre à des obligations légales.

À titre indicatif, les données sont supprimées au plus tard 2 ans après la fin du mandat, sauf obligation légale de conservation plus longue.

6. Sécurité des données

Nous archivons de manière sécurisée les données nécessaires et prenons toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour éviter :

• La perte partielle ou totale des données
• L’accès non autorisé
• L’utilisation abusive

7. Responsabilité des messages transmis

Les collaboratrices, collaborateurs et représentants des clients d’Essens, ainsi que des partenaires restent responsables du contenu des messages qu’ils nous adressent par téléphone, courriel ou courrier. Les principes de confidentialité sont systématiquement rappelés lors des entretiens individuels.

8. Droits des personnes concernées

Vos collaborateurs et représentants disposent des droits suivants :

• Accès à leurs données
• Rectification des données inexactes
• Limitation ou opposition au traitement
• Suppression des données
• Révocation du consentement (pour les traitements fondés sur celui-ci)
• Dépôt d’une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente

Ces droits peuvent être exercés gratuitement en nous contactant à l’adresse indiquée ci-dessous. Nous répondrons dans un délai maximal de 30 jours.

9. Site internet

• ESSENS Sàrl est l’unique opérateur des sites www.personnedeconfiance.ch et www.essens.ch (alias).
• Hébergement en Suisse
• Connexion sécurisée via certificat SSL
• Aucune donnée personnelle stockée sur le site
• Pas de cookies ni d’outils de suivi
• Pas de liens vers des réseaux sociaux
• Les informations transmises via le formulaire de contact servent uniquement à répondre à la demande et la transmission est chiffrée.

10. Contact

Pour toute question ou commentaire concernant le traitement de vos données personnelles :

ESSENS Sàrl
Sophie SCHINDLER – gérante et responsable du traitement des données
E-mail : sophie.schindler@essens.ch